Notion проти Todoist: де краще планувати справи у 2026 році

Ви згадали, що завтра потрібно оплатити інтернет.

Потім — записатися до стоматолога.

Ще через хвилину — підготувати презентацію до п’ятниці.

А ввечері вже не пам’ятаєте половину з цього.

Саме тут і починається вибір між Notion та Todoist.

На перший погляд обидва сервіси дозволяють записувати справи, ставити дедлайни та створювати списки. Але працюють вони зовсім по-різному.

Todoist хоче, щоб ви якомога швидше записали задачу й повернулися до справ.

Notion хоче, щоб ви побудували навколо цієї задачі цілу систему.

І для одного користувача це величезна перевага, а для іншого — зайві десять хвилин налаштувань.

Треба просто не забути купити корм коту? Todoist

Уявіть максимально просту ситуацію.

Йдете в метро і згадуєте: після роботи потрібно купити корм.

Відкриваєте Todoist, створюєте задачу і пишете щось на кшталт:

«Купити корм сьогодні о 19:00».

Готово.

Todoist добре розуміє дати й повторювані завдання, тому багато речей можна вводити звичайною мовою.

Наприклад:

«Тренування щопонеділка о 18:00».

«Оплатити квартиру першого числа кожного місяця».

«Подзвонити мамі в неділю».

Не потрібно будувати базу даних, додавати властивості або налаштовувати окремий шаблон.

Саме тому для звичайного списку справ Todoist відчувається значно швидшим.

У Notion одна задача легко перетворюється на цілий проєкт

Тепер інший сценарій.

Вам потрібно не просто «підготувати презентацію».

Потрібно:

зібрати інформацію;

додати джерела;

написати структуру;

зберегти картинки;

розподілити завдання між людьми;

поставити дедлайн;

додати чернетку тексту;

відстежувати статус роботи.

Ось тут Notion починає виглядати значно цікавіше.

У ньому одна задача може бути повноцінною сторінкою.

Відкриваєте її — а всередині можуть лежати текст, таблиця, посилання, файли, чекліст, коментарі та все, що стосується проєкту.

Todoist теж дозволяє додавати опис, підзадачі, коментарі та файли.

Але логіка все одно залишається простою: це менеджер завдань.

Notion — це вже робочий простір.

На створення списку справ у Todoist піде хвилина

Одна з найбільших переваг Todoist — він майже не вимагає налаштувань.

Встановили застосунок.

Створили кілька задач.

Поставили дати.

Розставили пріоритети.

І вже можна користуватися.

Є Today — те, що потрібно зробити сьогодні.

Є Upcoming — майбутні справи.

Можна створювати окремі проєкти:

«Робота».

«Навчання».

«Дім».

«Подорож».

Всередині — задачі та підзадачі.

Все дуже передбачувано.

І саме ця простота стає головною причиною, чому багато людей роками не переходять на складніші планувальники.

У Notion спочатку можна витратити годину… на створення планувальника

Ось типова пастка Notion.

Ви заходите туди, щоб записати п’ять справ.

Через годину вже:

обираєте іконки;

налаштовуєте статуси;

фарбуєте категорії;

створюєте окреме представлення календаря;

додаєте фільтр;

переробляєте головну сторінку;

шукаєте красивий шаблон.

А справи все ще не виконані.

Це одночасно найкраща й найгірша риса Notion.

Він дозволяє створити систему практично під себе.

Але ця свобода дуже легко перетворюється на нескінченне налаштування самої системи.

Якщо вам подобається організовувати все до дрібниць — це навіть приємно.

Якщо хочете просто пам’ятати, що завтра о 10:00 потрібно подзвонити клієнту, Todoist значно швидший.

Для повторюваних справ Todoist зручніший

Є завдання, які ніколи не закінчуються остаточно.

Полити квіти.

Оплатити підписку.

Зробити щотижневий звіт.

Прийняти ліки.

Перевірити бюджет наприкінці місяця.

У Todoist повторювані задачі — одна з базових функцій.

Створили завдання один раз, виставили потрібний ритм — і воно саме з’являється знову.

У Notion повторювані справи теж можна організувати.

Для цього є повторювані шаблони баз даних, які автоматично створюють новий запис щодня, щотижня, щомісяця або за власним графіком.

Працює.

Але якщо порівнювати кількість дій, Todoist у цьому сценарії значно природніший.

Він із самого початку створювався саме навколо задач і дат.

Notion виграє, коли до задачі потрібно багато інформації

Наприклад, у Todoist у вас є задача:

«Написати статтю про смартфон».

Цього може бути достатньо.

Але якщо до неї потрібно додати:

план статті;

ключові слова;

технічні характеристики;

чернетку;

посилання;

зображення;

редакторські правки,

тоді Todoist починає ставати затісним.

У Notion усе це можна тримати прямо всередині сторінки задачі.

Не потрібно стрибати між Google Docs, нотатками та менеджером завдань.

Відкрили проєкт — і вся інформація перед очима.

Для контенту, навчання, досліджень та великих робочих проєктів це дуже зручно.

Для навчання Notion часто корисніший

Студентський сценарій добре показує різницю.

У Todoist можна створити:

«Здати реферат до 15 вересня».

Поставити пріоритет.

Додати підзадачі.

Отримати нагадування.

Чудово.

А в Notion можна створити базу всіх предметів, додати до кожного лекції, конспекти, дедлайни, матеріали, посилання й задачі.

Потім відфільтрувати:

що потрібно зробити цього тижня;

які роботи ще не здані;

що стосується конкретного предмета.

Тобто Todoist нагадує: «Треба зробити реферат».

Notion може містити ще й сам реферат.

Для навчання це велика різниця.

А для звичайного списку покупок Notion уже перебір

Усе залежить від масштабу задачі.

Наприклад:

купити молоко;

забрати посилку;

записатися на стрижку;

оплатити інтернет.

Будувати під це базу в Notion із властивостями, тегами та статусами можна.

Але навіщо?

У Todoist такі задачі створюються буквально за кілька секунд.

Позначили виконаною — вона зникла.

Саме тому Todoist краще працює як «друга пам’ять» для дрібних повсякденних справ.

Згадав — записав.

Зробив — закрив.

Не потрібно нічого організовувати.

Календар у Todoist зрозуміліший саме для задач

Якщо у вас багато справ із конкретними датами, дуже важливо бачити тиждень цілком.

У Todoist є календарне представлення, де можна розкласти заплановані задачі по днях.

Для частини функцій календаря потрібен платний тариф, але сама логіка дуже зручна.

Понеділок — три задачі.

Вівторок — сім.

Середа — одна.

Одразу бачите, що у вівторок ви явно запланували забагато.

Todoist також дозволяє працювати з тривалістю задач і плануванням часу.

Для людини, яка хоче саме розписати робочий тиждень, це дуже практично.

У Notion календар — лише один зі способів подивитися на справи

У цьому й сила Notion.

Одну й ту саму базу задач можна показати по-різному.

Сьогодні хочете список.

Перемкнули.

Потрібна дошка за статусами «Не почато — В роботі — Готово»?

Є.

Хочете календар?

Будь ласка.

Потрібна таблиця з дедлайнами, виконавцями та пріоритетами?

Теж можна.

Вам не потрібно створювати чотири окремі списки.

Це одна база даних, просто з різними представленнями.

Коли задач багато, така гнучкість стає дуже корисною.

Для команди Notion може замінити одразу кілька сервісів

У невеликій команді часто виходить так:

задачі лежать в одному сервісі;

документація — в іншому;

нотатки після зустрічі — у третьому;

плани — у четвертому.

Notion намагається зібрати все в одному місці.

Можна створити сторінку проєкту.

Всередині залишити опис.

Поруч — список задач.

Далі — нотатки із зустрічі.

Ще нижче — документи та рішення.

Todoist теж підтримує спільні проєкти й командну роботу.

Але якщо крім задач потрібна ще й велика база робочої інформації, Notion відчувається значно ширшим інструментом.

Для особистого планування Todoist часто виграє саме простотою

Складна система потрібна далеко не всім.

Іноді планування — це просто:

що зробити сьогодні;

що зробити завтра;

що не забути наступного тижня.

Todoist саме так і працює.

Відкрили Today.

Перед вами п’ять задач.

Робите першу.

Закриваєте.

Переходите до наступної.

Немає бажання красиво оформляти сторінки або вирішувати, яку структуру бази створити.

Через це Todoist часто краще підходить людям, яким планувальник потрібен не як хобі, а як інструмент, який треба відкрити на 30 секунд і закрити.

У Notion легко побудувати систему буквально на все життя

А ось якщо ви любите бачити все в одному місці, Notion має величезну перевагу.

На одній головній сторінці можуть бути:

справи на сьогодні;

робочі проєкти;

навчання;

фінанси;

список книг;

подорожі;

цілі на рік;

щоденник;

нотатки;

контент-план.

Todoist так працювати не намагається.

І це не його недолік.

Просто він вирішує іншу проблему.

Todoist відповідає на питання: «Що мені потрібно зробити?»

Notion може відповідати ще й на питання: «Де вся інформація про моє життя та роботу?»

Що швидше працює зі смартфона

Тут перевага Todoist особливо помітна.

Уявіть, що ви стоїте в черзі та раптом згадали про завдання.

Відкрити Todoist, швидко додати справу й закрити застосунок дуже легко.

Notion на телефоні теж повноцінний, але велика сторінка з базами, таблицями та блоками просто природніше почувається на великому екрані.

Особливо коли потрібно не переглянути одну задачу, а змінювати структуру системи.

Тому для постійного планування «на ходу» Todoist відчувається легшим.

Кому краще вибрати Todoist

Todoist логічніший, якщо ви хочете:

• швидко записувати справи;
• бачити чіткий список на сьогодні;
• легко створювати повторювані задачі;
• отримувати нагадування;
• працювати з дедлайнами;
• розкладати справи по днях;
• не витрачати час на налаштування системи.

Це хороший варіант для людини, яка говорить: «Мені потрібен нормальний список задач, і все».

Саме слово «і все» тут ключове.

Кому більше підійде Notion

Notion краще дивитися в бік тих, кому звичайного списку вже мало.

Він підійде, якщо ви хочете:

• вести складні робочі проєкти;
• поєднати задачі та нотатки;
• зберігати багато інформації біля кожної справи;
• вести бази даних;
• створити власну систему планування;
• організувати навчання;
• працювати з контент-планами;
• зібрати роботу команди в одному просторі.

Тут головна перевага — не швидкість.

А гнучкість.

А можна користуватися ними одночасно?

Так. І для частини людей це взагалі найкраща схема.

Notion — для великих проєктів та інформації.

Todoist — для конкретних дій.

Наприклад, у Notion лежить повна сторінка про запуск сайту:

структура;

матеріали;

дизайн;

контакти;

документи;

рішення.

А в Todoist сьогодні стоять три прості задачі:

«Перевірити головну сторінку».

«Написати дизайнеру».

«Опублікувати текст».

Один сервіс відповідає за контекст.

Другий — за виконання.

Але для більшості людей починати одразу з двох систем немає потреби.

Notion проти Todoist: що все-таки краще

Якщо говоримо саме про планування справ, для більшості людей я б вибрав Todoist.

Він швидший.

Простіший.

Краще працює з повторюваними задачами.

Зручніше нагадує про конкретні справи.

І не змушує спочатку створювати систему, щоб потім почати нею користуватися.

Notion виграє в іншому.

Він значно потужніший, коли задача є лише маленькою частиною великого проєкту.

Якщо вам потрібно разом із дедлайном зберігати документи, нотатки, таблиці, матеріали та цілу історію роботи — Todoist швидко стане тісним.

Тому правило дуже просте.

Хочете відкрити застосунок, побачити «Купити продукти», «Написати лист» і «Здати звіт» — обирайте Todoist.

Хочете відкрити застосунок і побачити всю систему своєї роботи, навчання та проєктів — Notion буде набагато цікавішим.

А якщо ви вже третю годину вибираєте красиву обкладинку для сторінки «Мої справи», можливо, вам все-таки потрібен Todoist.